Informationsflöden

EDI ger enklare lösningar till lägre kostnader

För ett vanligt industri- eller handelsföretag kan EDI bli en språngbräda mot nya och effektivare affärsprocesser inom logistiken. e-com Logistics har genom Pharos-projektet definierat elektroniska meddelanden som ger fördelar i alla faser av en transport. Nedan beskrivs dessa som Edifact meddelandetyper, men utveckling pågår för att också beskriva dem med XML-format.

Före en transport är meddelanden för bokning, bokningsbekräftelse och fraktsedel aktuella.

Det ger:

• Snabbare tillgång till en transport.
• Kortare ledtider.
• Inga fel eller missförstånd.
• Minst 10 minuter mindre administrativt arbete per sändning.

Under en transport är meddelanden för avvikelserapport, status, ankomstbesked och avisering aktuella. Kompletterat med användning av STE, standard transportetikett ger detta:

• Direkta besked vid förändringar.
• Bättre planering och uppföljning.
• Mindre behov av buffertlager.
• Bättre kundservice.

Efter en transport kan meddelanden för debiteringsbesked och faktura skickas direkt in i betalarens system.

Det ger:

• Minst 15 minuters mindre administrativt arbete, t ex automatisk registrering, kontroll och kontering, per sändning.

Edifactmeddelanden
Utbudet av Edifact-meddelanden har idag kommit så långt att de täcker i sett alla informationsflöden som beskrivits ovan. I Pharos kravspecifikation finns detaljerade tillämpningsanvisningar vilket underlättar praktisk implementering. Nedan ges en kortfattade introduktion till aktuella meddelanden.

Före en transport äger rum kan säljaren/transportköparen, boka transporten med ett bokningsmeddelande (IFTMBF). Bokningen ger transportören uppgifter som vart, när, vikt och volym.

Transportören bekräftar med en bokningsbekräftelse (IFTMBC) som vid positiv bekräftelse ger transportköparen uppgifter som bokningsnummer och andra referenser.

Många transporter är fast bokade och då blir första meddelandet fraktsedeln, också kallat transportinstruktion (IFTMIN). Det ger transportören information om en sändning med uppgifter som referens, avsändare, mottagare, betalare och godsinformation. Fraktsedeln har störst betydelse för transporten och är i allmänhet det första meddelandet som införs.

Ytterligare ett alternativ är meddelandet för avvikelserapportering (IFTSTA), som ger godsmottagaren besked när en försening eller transportskada inträffat.

Det finns också möjlighet för transportköparen att själv vid behov sända en statusfråga (IFTSTQ) till transportören, varpå denne skickar en statusrapport.

Under transporten kan avsändare och mottagare få fortlöpande information om leveransen i form av en statusrapport (IFTSTA). Det ger godsmottagaren senast kända besked om en viss sändning, t ex var den befinner sig.

I leveransbeskedet (IFTSTA), ofta kallat POD (Proof of delivery), får godsavsändaren information om att godset är avlämnat samt uppgift t ex om ankomsttid. Därmed finns statistikunderlag för att följa upp logistiksystemet.

När kraven på leveransprecision är höga, t ex vid just-in-time produktion, vill transportmottagaren ofta ha en avisering för att på kort varsel kunna få exakta besked om en leverans. Detta behov täcks av meddelandet för ankomstavisering (IFTSTA). Vilket alternativ, leveransbesked eller ankomstavisering som är rätt beror på individuella behov och förhållanden.

När transporten är avslutad finns meddelanden för att reglera uppdraget ekonomiskt.
I debiteringsbeskedet (IFTMCS), ger transportören information till den part som ska betala frakten. Innehållet specificerar kostnaderna för en sändning med möjlighet till långt driven uppdelning på olika kostnadsslag och delposter.

Fakturameddelandet (INVOIC) innehåller uppgifter om betalningsvillkor, betalningsmottagare och summor. Eftersom fakturan inte innehåller detaljinformation om frakter och avgifter, kombineras den i många fall med ett debiteringsbesked. Debiteringsbeskedet ges omedelbart efter avslutat uppdrag och fakturan ofta med en viss periodicitet.